Com a COVID-19, um plano de continuidade dos negócios nunca foi tão importante.
Antes mesmo de ser uma determinação do governo, algumas empresas já liberaram seus funcionários para trabalharem home office, com isso, além de preservar a saúde das equipes e de seus familiares, estas empresas garantem a produtividade e contribuem para minimizar os impactos na economia.
Outras empresas estão se preparando para tentar manter suas operações, enquanto colocam o plano de contingência em práticas.
Mas existem empresas que foram pegas de surpresa, que terão que investir muito nestas próximas semanas para desenvolver e colocar em prática um plano de continuidade/ contingência, pois nunca vislumbraram esta possibilidade. Recentemente, estivemos em uma destas empresa e presenciamos a diretoria em pânico com os custos de garantir a continuidade das operações.
Em 2010, quando apoiamos uma empresa do setor de serviços, nos deparamos com um gestor que atuava com uma equipe de 25 colaboradores. Em meio a alguns problemas que vinham enfrentando, como greves, enchentes, entre outros, o gestor solicitou aos departamentos de Recursos Humanos e Tecnologia providências para que a equipe tivesse acesso para trabalhar home office, mas este foi ignorada, e julgaram esta ação como um privilégio da equipe.
Você sabia que existe uma norma que apoia a elaboração um plano de gestão de continuidade?
Sim, a ISO 22301 – Gestão de continuidade de negócios, essa norma ajuda a manter as empresas funcionando durante períodos de incerteza.
Inundações, pandemias, ataques cibernéticos, problemas na cadeia de suprimentos, greves são algumas das possíveis ameaças que podem interromper as operações de uma empresa.
A ISO 22301, Segurança e resiliência - Sistemas de gerenciamento de continuidade de negócios, consiste em definir, manter e testar um planejamento do que fazer quando ocorrer um desastre, garantir a rápida recuperação das atividades.
Esta norma tornou-se atuante após a queda das Torres Gêmeas em 2001, como BS 25999, mas com notoriedade mundial, não demorou para ser uma norma ISO, conhecida como ISO 22301 cuja última revisão ocorreu em 2019. A certificação na ISO 22301 não é uma obrigatoriedade, mas esta norma pode ser uma ferramenta útil para adotar as melhores práticas internacionais, a ser adotada por empresas de qualquer tamanho ou negócio.
O que deve ser analisado em um plano de contingência para o Covid 19?
1 - Impacto na empresa
· Qual os serviços essenciais da empresa, que devem continuar durante a pandemia?
· Quais colaboradores e outros recursos essenciais (para manter a empresa em funcionamento?
· Faça uma avaliação dos impactos financeiros da empresa, considerando os vários cenários (redução de receitas e aumento dos custos)?
· Avaliar o impacto nas locomoções, quarentenas, fechamento de fronteiras.
· Rever o plano de higienização diária da empresa e material (álcool, papel toalha, sabão liquido, entre outros)
2 – Impacto aos colaboradores e clientes
· Prever o absenteísmo dos colaboradores, devidos a doença pessoal ou familiar, medo, medidas de contenção, quarentenas, fechamento de escolas ou empresas, suspensaão de transportes públicos).
· Prever o plano de atendimento emergência, com a minimização dos números de participantes.
· Avaliar a acessibilidade dos colaboradores essenciais à empresa.
· Identificar as necessidades dos clientes e adaptar os modelos de funcionamento da empresa para continuar a satisfazer os clientes (desenvolver contatos por correio e internet).
· Reforçar se necessário as infra-estruturas tecnológicas de comunicação e informação imprescindíveis para apoiar o trabalho remoto, as vídeo e teleconferências e o acesso remoto dos clientes.
3 - Comunicação e informação
· Definir os canais de comunicação oficial interno e externo;
· Identificar as fontes para a obtenção de informação atualizada e precisa sobre a pandemia (nacional e internacional).
· Elaborar Plano de comunicação adequado, para evitar os rumores, a informação imprecisa, o medo e a ansiedade dos colaboradores.
· Desenvolver e divulgar informação acessível, de fácil compreensão e adequada à fase de alerta em que nos encontramos.
· Assegurar que a comunicação é cultural e linguisticamente adequada aos colaboradores a quem se destina.
· Divulgar o Plano de Contingência da empresa, junto de todos os empregados/colaboradores.
· Fornecer informação sobre auto-cuidados, para empregados e familiares doentes, tendo em atenção as orientaçães do Ministério da Saúde.
4 – Se possível, realizar o auxílio à comunidade
· Colaborar com unidades de prestação de cuidados de saúde da área e seguradoras para partilhar planos e conhecer a capacidade de que cada um dispõe.
· Colaborar com as autoridades de saúde locais, regionais e nacionais para participar no processo de planeamento.
· Partilhar os Planos de Contingência para a pandemia de gripe de modo a facilitar o conhecimento das capacidades mútuas.
· Comunicar, se pertinente, com as autoridades de saúde pública locais, e/ou nacionais e/ou os serviços de emergência sobre os contributos que a sua empresa pode dar ã comunidade.
· Partilhar as boas práticas com outras empresas e/ou associações empresariais para melhorar e potenciar a resposta comunitária.
Para saber mais sobre a implantação, treinamentos ou auditorias de Plano de continuidade para a Covid 19 – Coronavirus, ou para a ISO 22301, Segurança e resiliência - Sistemas de gerenciamento de continuidade de negócios, entre em contato conosco.
Autora: Elsimar Barros e Silvana Ponce
Mestre em gestão de negócios, consultora, auditora e palestrante Unidas Consultoria – contato@unidasconsultoria.com.br
www.unidasconsultoria.com.br
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